Maggiore è il benessere lavorativo e migliore sarà la produttività dell’azienda. Avere un clima di lavoro sereno e soddisfacente sia a livello fisico che mentale, non è certo una cosa semplice. La gestione delle risorse richiede impegno, attenzione e spiccate doti organizzative. Concetti imprescindibili affinché la quiete regni sovrana tra gli uffici ed i singoli reparti.
Problemi legati alla gestione del personale
Il reparto Human Resource si occupa della gestione e organizzazione del capitale umano di un’azienda. Che l’organizzazione sia piccola o grande, uno dei problemi maggiori dei Manager Hr riguarda la gestione dei turni di lavoro dei propri dipendenti, i quali richiedono un preciso studio. Bisogna non lasciare scoperta nessuna postazione e nel farlo si devono tenere in considerazione le diverse tipologie contrattuali dei dipendenti. Poi ci sono gli imprevisti. Malattie, parentali, ore di permesso, sostituzioni e straordinari. Garantire la continuità dei servizi quando le variabili in ballo sono così numerose e variegate è decisamente complesso.
Il secondo grande scoglio è la comunicazione tra colleghi. Viene solitamente suddivisa in top down, quando parte dai vertici per arrivare ai dipendenti, e bottom up, dalla base dell’organizzazione verso gli organi direzionali. Raggiungere un flusso comunicativo di qualità in entrambi i sensi favorirà il buon funzionamento dell’azienda oltre che il miglioramento e l’orientamento dei comportamenti dei dipendenti verso gli obiettivi prefissati.
Oggi, però, con l’allargamento dello smart working ed il lavoro fuori sede è davvero difficile avere una comunicazione diretta e puntuale con e tra i dipendenti. In questo contesto, diventa complicato anche coordinarsi con i tanti reparti aziendali. Telefonate, messaggi, e-mail, circolari. Quante informazioni e comunicazioni vengono perse giornalmente durante gli infiniti scambi epistolari? Milioni di strumenti usati nel modo più disparato e spesso disorganizzato non aiutano certo a rendere efficienti i team di lavoro.
Un software per la gestione dei dipendenti
Ma una soluzione c’è. Per aggirare questi problemi la maggior parte delle aziende hanno deciso di dotarsi di un software hr, valido alleato per snellire i processi riguardanti le più disparate prassi aziendali in maniera semplice, ordinata ed istantanea attraverso un solo strumento.
I benefici non riguardano solo i manager del settore risorse umane ma tutti i dipendenti che attraverso tali software hanno a portata di mano, e con un libero accesso, tutto ciò di cui c’èbisogno per gestire il proprio operato. Non solo l’opportunità di lavorare in modo puntuale ma anche di risparmiare sui costi di gestione e sul tempo.
Sono molteplici i programmi in circolazione da poter utilizzare all’interno della propria azienda. Molti hanno la possibilità di modulare l’offerta e le funzionalità a seconda delle proprie esigenze aziendali, così da potersi creare un prodotto personalizzato e su misura.
La scelta è dunque ardua ma per non sbagliare basterà assicurarsi della presenza di alcune caratteristiche essenziali.
Le funzioni indispensabili
Profili personalizzati. La creazione di profili personalizzati per tutti i dipendenti offre una panoramica sempre aggiornata sul proprio operato. Per chi lavora nelle risorse umane sarà invece più facile e diretto inviare comunicazioni, visionare orari di lavoro, creare report personalizzati e tanto altro.
Buste paga. Attraverso questo tipo di tool si riduceconsiderevolmente il tempo mensile impiegato per generare i cedolini dei propri dipendenti. I manager, grazie all’automazione, potranno compilare in maniera veloce e pratica i conteggi per gli stipendi di tutti i lavoratori. Un processo insidioso che, se fatto manualmente per ogni dipendente, oltre ad impiegare diverso tempo può dar vita ad errori di calcolo. Allo stesso modo, i dipendenti entrando nel loro profilo potranno avere libero accesso alla busta paga del mese corrente oltre che ad uno storico delle stesse e di tutta la documentazione contabile.
Inserimento permessi e ferie. Addio agli infiniti scambi di mail. Entrando sul proprio portale sarà infatti possibile creare un proprio piano ferie, inserire permessi di ogni genere (maternità, cariche istituzionali, visite mediche, lutto, straordinario, non retribuito ecc.) e attenderne l’approvazione. La notifica dell’inserimento delle richieste arriva direttamente al responsabile di settore che provvederà ad accettare o respingere tali permessi. Queste ore verranno automaticamente calcolate e considerate nella generazione della busta paga di ciascun dipendente.
Controllo dei turni e delle timbrature. Quando si lavora con turni avvicendati e con orario spezzato, non dovendo seguire una specifica routine, succede spesso di dimenticarsi quando presentarsi a lavoro. Avere un calendario sempre aggiornato da poter visionare in ogni momento è essenziale per non incorrere in lettere di richiamo. Inoltre, dopo l’introduzione del lavoro da remoto molti dei software hr hanno sviluppato anche specifici tool per le timbrature fuori dall’ufficio. Mediante le sopraelencatefunzioni i manager potranno facilmente monitorare le ore lavorate, revisionare i turni e avere report settimanali o mensili dei propri dipendenti.
