Come ormai sanno tutti gli imprenditori e la maggior parte dei liberi professionisti italiani, la fatturazione elettronica è un sistema digitale attraverso il quale è possibile produrre, spedire e conservare le fatture in formato digitale. Ciò permette di fare a meno dei supporti cartacei, il che rappresenta un vantaggio notevole dal punto di vista della riduzione dei costi connessi alla stampa e alla trasmissione dei documenti. Il modo in cui le fatture devono essere compilate resta più o meno uguale, almeno dal punto di vista teorico, ma in realtà all’atto pratico i cambiamenti sono significativi.
Cosa è cambiato rispetto a prima
In passato, i liberi professionisti e le aziende che emettevano fattura erano liberi di decidere come compilare i documenti: a computer, ma anche a macchina o con carta e penna. Lo stesso metodo di spedizione era variabile: non solo via mail, ma anche tramite la posta tradizionale o attraverso il fax. I documenti dovevano essere conservati per un periodo di 10 anni, il che implicava un impegno consistente nella conservazione delle carte in raccoglitori appositi. Tali procedure, con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, sono state uniformate: in pratica, sono uguali per tutti.
Come funziona la fatturazione elettronica oggi
Sia le modalità di emissione che quelle di ricezione sono state semplificate in misura consistente, e lo stesso si può dire per la conservazione dei documenti fiscali. Tutto ciò che serve è un supporto hardware, sia esso uno smartphone, un tablet o un computer, insieme con un software per la fatturazione elettronica. Volendo si può scegliere quello che viene messo a disposizione in modalità gratuita dall’Agenzia delle Entrate, ma nulla vieta di scegliere atri programmi tra quelli a disposizione sul mercato. Ogni software consente di apporre sulla fattura la firma digitale, che serve a garantire che il documento sia autentico.
I software di TeamSystem
Un valido esempio può essere individuato nei software proposti da TeamSystem, che si possono conoscere attraverso il catalogo disponibile qui: https://www.teamsystem.com/store/. Si tratta di soluzioni digitali a cui si può accedere in qualsiasi posto ci si trovi e che sono in grado di assecondare le necessità operative delle imprese e degli studi professionali, non solo per quanto riguarda la fatturazione elettronica ma anche – per esempio – per ciò che concerne la contabilità, la gestione degli incassi e il monitoraggio dei pagamenti.
Il Sistema di Interscambio
Ma come avviene la trasmissione delle fatture? Tutto dipende dal Sistema di Interscambio, che valida ogni operazione dal punto di vista legale e fiscale. Il sistema, in pratica, verifica il contenuto dei documenti in modo tale che la loro idoneità e la loro completezza possano essere accertate. Dopodiché le varie fatture vengono smistate ai destinatari. Ogni impresa – o libero professionista – è abbinata a un codice di identificazione univoco, che è indispensabile per l’operatività digitale. Questo codice deve essere richiesto all’Agenzia delle Entrate e va comunicato ai fornitori e ai clienti, i quali in questo modo potranno aggiornare le proprie anagrafiche senza difficoltà.
La conservazione delle fatture elettroniche
Per effetto di quella che è stata denominata conservazione sostitutiva, a un documento elettronico può essere attribuita la stessa validità di un documento cartaceo. Come accadeva in precedenza, anche adesso le fatture devono essere conservate per 10 anni, ma ovviamente con la digitalizzazione non si corre più il rischio di smarrire o di danneggiare fisicamente i documenti. Per di più, diminuiscono in misura consistente i costi, perché non si ha più a che fare con stampanti, toner e carta. Infine, non c’è bisogno di spazio fisico da destinare a un archivio documentale.
